La materialidad fiscal no se limita a la recopilación desordenada de documentos. Por el contrario, para evitar que el Servicio de Administración Tributaria (SAT) encuadre a una organización en un supuesto de simulación, es indispensable implementar un control interno que registre de manera fidedigna cada transacción.
Una operación mal documentada no es necesariamente sinónimo de una operación simulada o inexistente. Es una realidad que muchas empresas legítimas caen en riesgos críticos de deducibilidad y acreditamiento simplemente por no estructurar adecuadamente sus expedientes, amparando transacciones reales con contratos genéricos o facturas con descripciones sumamente ambiguas, tales como «logística», «administración» o «gestión».
Cuando la autoridad detecta que un activo o mercancía carece de trazabilidad física y contable desde su entrada al almacén hasta su consumo o enajenación posterior, emite un rechazo directo sobre el costo de ventas bajo el argumento de que el control de inventarios de la empresa no permite identificar la realidad económica de la erogación.
El expediente dinámico: el desglose del antes, durante y después de la operación
El ponente especificó que el «antes» comprende el nacimiento de la necesidad comercial, la cual debe quedar plenamente plasmada a través de requisiciones internas del área usuaria, la evaluación de al menos tres cotizaciones comparativas firmadas, presupuestos aprobados y órdenes de compra formales.
Estos elementos probatorios, que suelen ser ignorados por los contribuyentes al considerarlos meros trámites administrativos, forman parte de la contabilidad de la empresa bajo el concepto amplio de «otros documentos» establecido en el artículo 28 del Código Fiscal de la Federación (CFF).
La etapa del «durante» exige que la organización conserve evidencia viva de la prestación efectiva del servicio o de la entrega física de los bienes tangibles. En el caso de adquisición de mercancías, debe integrarse con guías de embarque, bitácoras de los transportistas, reportes de control de calidad, archivos fotográficos y los registros de acceso en las casetas de vigilancia que demuestren las horas exactas de entrada y salida de las unidades de carga.
Respecto a servicios intangibles u honorarios de asesores, resulta indispensable recabar currículums que acrediten la capacidad técnica del prestador, temarios de capacitación, agendas de trabajo, minutas de juntas firmadas y, de forma prioritaria, correos electrónicos institucionales que dejen una huella digital.
El «después» de la operación abarca el flujo bancario y el destino económico final del recurso o del insumo adquirido. El especialista en impuestos señaló que el expediente de defensa debe identificar con precisión matemática las cuentas de origen y destino en los estados de cuenta, las conciliaciones bancarias respectivas, los complementos de pago y los asientos contables que reflejen de forma clara la extinción de las obligaciones, poniendo especial cuidado cuando se utilicen mecanismos de compensación de saldos debido a las restricciones vigentes en materia de IVA.
El artículo 49-Bis del CFF, dispositivo que faculta a la autoridad a ejecutar revisiones exprés y decretar la suspensión o restricción inmediata del certificado de sello digital (CSD) en un plazo de cinco días si detecta discrepancias en la materialidad.
A diferencia del procedimiento tradicional del artículo 69-B, esta nueva modalidad de fiscalización digitalizada no otorga plazos prolongados ni permite reactivar provisionalmente los sellos mediante un caso de aclaración ordinario, paralizando la facturación y la operatividad de la empresa de forma instantánea.
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